Контрольно-счетная палата города Грозного
Стандарт 3.7.3
«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНТРОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ»
(Утвержден приказом Председателя Контрольно-счетной палаты города Грозного от 06.11.2013 № 07)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- - при планировании и проведении контрольного мероприятия;
- при осуществлении текущего контроля и проверке выполненной работы;
- для фиксирования доказательств, получаемых в целях подтверждения выводов по результатам проверки.
Основные параметры работы с документацией по проведению внешней проверки должны соответствовать требованиям Инструкции по работе с документами в КСП города Грозного и Регламента КСП города Грозного.
2. ЗАДАЧИ И ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ КОНТРОЛЬНОГО МЕРОПРИЯТИЯ
- - фиксирование хода проведения контрольного мероприятия и результатов контрольных (аналитических) процедур, формирование базы данных для подготовки отчетов или ответов на запросы от заинтересованных сторон;
- предотвращение возникновения конфликта интересов проверяемых и проверяющих;
- предоставление доказательств, подтверждающих выдаваемое КСП города Грозного заключение на годовой отчет об исполнении бюджета внутригородского муниципального образования в городе Грозный (далее – Заключение), сделанные выводы, а также то, что внешняя проверка проводилась в соответствии с нормами законодательства, условиями соглашений и положениями стандартов внешней проверки;
- обеспечение законченности и точности обработки полученной информации;
- формирование базы данных по объекту контроля с целью проведения последующих контрольных мероприятий;
- осуществление контроля за ходом проведения внешней проверки.
2.2. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов разрабатываются типовые формы документации (макеты рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и тому подобное). Такая стандартизация документирования облегчает поручение работы членам рабочей группы и одновременно позволяет надежно контролировать результаты выполняемой ими работы.
2.3. При работе с документами должна быть обеспечена конфиденциальность, сохранность рабочих документов. Документация, связанная с проведением внешней проверки, должна храниться надлежащим образом в течение достаточного периода времени, исходя из законодательных и профессиональных требований, а также номенклатуры дел КСП города Грозного.
2.4. Рабочая документация, а также документы, оформляющие результаты контрольного мероприятия, комплектуются, учитываются в порядке, установленном в Инструкции по работе с документами в КСП города Грозного.
2.5. Руководитель контрольного мероприятия, руководитель и члены рабочей группы несут персональную ответственность за достоверность и полноту отражения необходимых сведений в рабочей документации и выводы, сделанные на ее основании.
3. ФОРМА И СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ВНЕШНЕЙ ПРОВЕРКИ
- - ясность (четкое содержание, однозначность выводов);
- полнота и лаконичность (раскрытие всех необходимых аспектов, обеспечение достаточного понимания, отсутствие избыточной (незапрашиваемой) информации, исключение дублирования);
- логическая структурированность (удобство заполнения, пользования, оптимизация и рациональность трудозатрат);
- соответствие тематике (содержание четких ответов на интересующие вопросы, исполнение заданного назначения (раскрытие информации, указание к действию и так далее).
3.3. При проведении внешней проверки должны быть соблюдены два условия: эффективность работы и наличие надлежащей документации, обосновывающей мнение (Заключение) по результатам внешней проверки.
3.4. Документация может быть представлена в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме, обеспечивающей сохранность сведений, содержащихся в них, в течение времени, установленного для хранения рабочих документов в архиве.
3.5. Электронные версии рабочих документов (созданные КСП города Грозного) призваны обеспечивать простоту заполнения и автоматизацию процедур формирования результатов внешней проверки (должны содержать формулы, перекрестные ссылки).
3.6. Документы (информация) для обеспечения оперативности их получения могут представляться объектом контроля в электронном виде с обязательным последующим представлением документов на бумажных носителях (контрольный экземпляр).
При несоответствии данных на бумажном и электронном носителях приоритет имеет информация на бумажном носителе (контрольный экземпляр).
3.7. Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы они соответствовали обстоятельствам конкретной внешней проверки определенного объекта контроля и потребностям членов рабочей группы в ходе ее проведения.
3.8. Допускается использование в ходе внешней проверки графиков, аналитической и иной документации, подготовленных объектом проверки. В этих случаях проверяющий обязан убедиться в том, что такие материалы подготовлены надлежащим образом.
3.9. Перечень документации, запрашиваемой от объекта контроля и иных лиц, определяется целью, предметом и задачами внешней проверки.
3.10. Рабочие документы, создаваемые проверяющими в ходе контрольного мероприятия, как правило, содержат:
- информацию, отражающую процесс планирования, включая программы контрольного мероприятия и любые изменения к ним;
- доказательства, подтверждающие оценку риска, и корректировки этой оценки;
- подтверждение определения уровня существенности;
- подтверждение факта анализа работы внутреннего контроля объекта проверки и сделанные выводы;
- подтверждение и обоснование порядка определения элементов, подлежащих выборочной проверке;
- анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бюджетного учета;
- анализ показателей исполнения бюджета и тенденций их изменения;
- сведения о характере, временных рамках, объеме контрольных (аналитических) процедур и результатах их выполнения;
- подтверждение что работа, выполненная членами рабочей группы, осуществлялась под контролем квалифицированных специалистов и была проверена;
- сведения о том, кто выполнял контрольные (аналитические) процедуры, с указанием времени их выполнения;
- подробную информацию о процедурах, примененных в отношении бюджетной (бухгалтерской) отчетности;
- копии писем, направленных органам власти, экспертам и третьим лицам по вопросам проведения внешней проверки;
- выводы, сделанные по наиболее важным вопросам проверки, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены в ходе выполнения контрольных (аналитических) процедур, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим членами рабочей группы;
- анализ выявленных недостатков и нарушений на предмет их существенности (качественные и суммовые значения);
- аналитические записки и Заключение.
3.11. Форма и содержание рабочих документов определяются с учетом следующих факторов:
- масштаб и характер контрольного мероприятия;
- требования, предъявляемые к отчетности по результатам проведенного контрольного мероприятия;
- масштаб, характер и сложность деятельности объекта контроля;
- характер и состояние системы бюджетного (бухгалтерского) учета и внутреннего контроля объекта контроля;
- необходимость указаний членам рабочей группы и осуществление контроля за ними;
- методы, применяемые при проведении контрольного мероприятия.
4. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
4.1. Процесс документационного обеспечения и работы с документами осуществляется на всех этапах контрольного мероприятия.
4.2. Члены рабочей группы должны отражать в рабочих документах информацию о планировании проверки, характере, временных рамках и объеме выполненных контрольных процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных доказательств.
4.3. Члены рабочей группы вправе определять объем документации по внешней проверке отдельного объекта контроля, руководствуясь своим профессиональным мнением. Включение в рабочую документацию каждого рассмотренного в ходе проверки документа либо отражение в рабочем документе каждого рассматриваемого вопроса не является обязательным.
4.4. Объем документации внешней проверки должен быть таков, чтобы в случае если работа будет передана другому проверяющему (заинтересованному лицу), не имеющему опыта работы по этому заданию, он смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с прежним проверяющим) понять проделанную работу, обоснованность решений и выводов прежнего проверяющего.
Одновременно существует перечень вопросов подготовки, проведения и оформления процедур внешней проверки, подлежащих обязательному документированию.
4.5. На этапе подготовки и планирования внешней проверки осуществляется сбор необходимой для проведения контрольного мероприятия информации от объекта контроля, а также формирование рабочей документации.
Перечень документов (информации), подлежащих представлению объектом проверки, определен Соглашением и стандартом внешней проверки «Подготовка и планирование внешней проверки».
Рабочие документы, сопровождающие подготовительный этап проведения внешней проверки, оформляются в соответствии с требованиями Регламента КСП города Грозного и Инструкции по работе с документами в КСП города Грозного.
К рабочим документам, формируемым в КСП города Грозного в целях организации внешней проверки в обязательном порядке, относятся:
- План-задание;
- Распоряжение Председателя КСП города Грозного о проведении проверки;
- Программа проведения контрольного мероприятия;
- Запросы на предоставление информации объектам проверки, органам власти и другим третьим лицам;
- Уведомление в адрес руководителей объектов проверки;
- Оценка риска;
- Определение уровня существенности.
В ходе подготовки контрольного мероприятия и сбора необходимой для проверки информации (документации) членами рабочей группы могут формироваться запросы на предоставление дополнительной и/или разъясняющей информации от объектов контроля, а также Акты по факту непредставления сведений по запросу КСП города Грозного.
4.6. Проведение контрольного мероприятия заключается в осуществлении контрольных процедур с целью достижения задач проверки.
Члены рабочей группы должны составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, необходимой для обеспечения общего понимания хода и выводов по результатам проверки.
В рабочих документах должно содержаться обоснование всех важных моментов, по которым необходимо выразить профессиональное суждение (мнение), вместе с выводами по ним. В тех случаях, когда проверяющий проводит рассмотрение сложных принципиальных вопросов или высказывал по каким-либо важным для внешней проверки вопросам профессиональное суждение, в рабочие документы следует включать факты, которые были известны на момент формулирования выводов, а также необходимую аргументацию.
При проведении выездной внешней проверки выборочным методом обязательным для оформления руководителем рабочей группы документом является рабочий документ по построению выборки.
Отражение в составе документации каждого рассмотренного в ходе проверки документа или вопроса не является необходимым, за исключением случаев, когда документ подтверждает найденные искажения.
Документы, которые входят в состав рабочей документации внешней проверки и с помощью которых оформляются контрольные (аналитические) процедуры и доказательства, должны иметь следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- наименование объекта проверки;
- проверяемый период;
- дату выполнения контрольной (аналитической) процедуры или составления документа;
- личную подпись лица, проверившего документ (в случае необходимости).
Если в рабочих документах используются условные обозначения (символы), то такие обозначения (символы) должны быть объяснены в примечании или в виде сносок.
Документы, сформированные (заполненные) членами рабочей группы в ходе проведения внешней проверки, должны содержать ссылку на источник сведений, включенных в них (являющихся основанием для формирования выводов).
В случае необходимости к рабочему документу, описывающему выполнение контрольных (аналитических) процедур, должны быть приложены другие подтверждающие документы (например, регистры бухгалтерского учета, справки, копии первичных документов объекта проверки и тому подобное), в которых должна быть указана ссылка на выполняемую процедуру и сделаны соответствующие выводы проверяющего.
Кроме того, в документе, описывающем выполнение контрольной (аналитической) процедуры, в случае необходимости должна быть сделана ссылка на соответствующие подтверждающие документы.
4.7. Оформление результатов внешней проверки
После оформления все рабочие документы, заполненные ответственными членами рабочей группы, подлежат включению в материалы проверки на бумажном носителе (формирование дела контрольного мероприятия).
Выводы и результаты по итогам внешней проверки подлежат оформлению в обязательных для формирования документах:
- аналитической записке;
- Заключении.
Структура и содержание указанных документов должны соответствовать требованиям положений стандарта внешней проверки «Результат внешней проверки».
По окончании работы с объектом проверки руководитель рабочей группы обязан проверить порядок оформления документации:
- правильность размещения документов в файлах;
- полноту рабочих документов, относящихся к выполнению внешней проверки;
- наличие в необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.
4.8. Контроль качества
В ходе проведения контрольного мероприятия и формирования выводов по его результатам осуществляется контроль со стороны руководителя рабочей группы за документированием всех этапов внешней проверки, фиксированием собранных доказательств.
Рабочие документы должны создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении внешней проверки в соответствии с установленными этапами проверки. К моменту представления Заключения объекту проверки все рабочие документы должны быть созданы (получены) и их оформление должно быть завершено.
Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими их сохранность в течение времени, установленного для хранения рабочих документов в архиве.
Последующий контроль, осуществляемый руководителем внешней проверки, предусматривает выборочный анализ рабочих документов, связанных со значимыми суждениями и выводами, сделанными рабочей группой. Объем такого анализа зависит от сложности задания и риска того, что Заключение может не соответствовать целям и условиям внешней проверки.
Проекты итоговых документов подлежат внутренней экспертизе, которая включает объективную оценку значимых суждений, сформированных членами рабочей группы и выводов, формирующих основу Заключения.